Ještě před nástupem připravte základ
První pracovní den by neměl začít hledáním počítače, hesel nebo člověka, který má nového kolegu převzít.
Před nástupem proto připravte:
- pracovní místo a potřebné vybavení,
- přístupy do systémů a e-mail,
- pracovní pomůcky,
- plán prvního dne,
- člověka odpovědného za zaučení,
- první jednoduché úkoly.
Novému zaměstnanci předem pošlete také základní praktické informace: kdy a kam má přijít, koho kontaktovat a co ho první den čeká.
Cílem není zahltit ho materiály. Má hlavně vědět, co ho čeká a na koho se může obrátit.
Kdo má nového zaměstnance zaučovat?
Odpovědnost by měla být jasná od prvního dne.
Přímý vedoucí
Měl by vysvětlit:
- hlavní roli zaměstnance,
- očekávané výsledky,
- priority,
- způsob hodnocení práce.
Kolega nebo buddy
Může pomoci s:
- každodenními otázkami,
- interními systémy,
- pracovními postupy,
- orientací ve firmě.
Nový zaměstnanec by neměl tápat, koho se má zeptat, když si s něčím neví rady.
Den 1: orientace a první úkol
První den není potřeba zaplnit prezentacemi a dokumenty.
Na jeho konci by měl zaměstnanec vědět:
- kde a s kým pracuje,
- co je jeho hlavní role,
- kdo mu pomůže,
- co bude dělat během prvních dnů.
Součástí nástupu musí být také potřebné seznámení s bezpečností práce a riziky konkrétního pracoviště. Rozsah školení se vždy odvíjí od druhu práce a pracovního prostředí.
Pokud je to možné, dejte zaměstnanci už první den jednoduchý praktický úkol. Pomůže mu rychleji pochopit pracovní prostředí a získat první zkušenost s reálnou prací.
První týden: naučit se základy
Na konci prvního týdne by měl zaměstnanec:
- rozumět své roli,
- znát hlavní pracovní postupy,
- vědět, kde hledat informace,
- znát důležité kolegy,
- zvládat základní úkoly s pomocí.
Zaučení rozdělte do menších částí.
Například:
Den 1: firma, tým a systémy
Den 2: první pracovní proces
Den 3: další běžná činnost
Den 4: komunikace se zákazníkem nebo kolegy
Den 5: samostatné zpracování jednoduššího úkolu
Na konci týdne si dejte krátké setkání a zeptejte se:
- Co už je jasné?
- Kde si zaměstnanec ještě není jistý?
- Má všechny potřebné přístupy?
- S čím potřebuje další pomoc?
2. týden: první samostatnost
Ve druhém týdnu už může zaměstnanec dostávat více běžných úkolů.
Stále by měl mít možnost práci konzultovat, ale postupně se přesouvat k větší samostatnosti.
Stanovte také první konkrétní cíl.
Například:
„Do konce druhého týdne samostatně zpracuje běžnou objednávku.“
Konkrétní očekávání je vždy lepší než neurčité:
„Měl by se postupně zaučit.“
3. týden: běžná práce s dostupnou podporou
Ve třetím týdnu už může zaměstnanec větší část standardních činností vykonávat samostatně.
Sledujte zejména:
- jak zvládá běžné úkoly,
- zda dodržuje pracovní postupy,
- kde opakovaně chybuje,
- jak pracuje se systémy,
- zda potřebuje další školení.
Pokud se některá činnost nedaří, vraťte se k ní.
Smyslem zaučení není za každou cenu dodržet harmonogram, ale postupně dostat zaměstnance k bezpečné a kvalitní samostatné práci.
4. týden: první větší vyhodnocení
Po přibližně měsíci je vhodné udělat první větší shrnutí.
Proberte čtyři oblasti:
Co už zaměstnanec zvládá?
Například běžné úkoly, interní systémy nebo hlavní pracovní postupy.
Co je potřeba ještě doplnit?
Může jít o složitější situace, odborné znalosti, rychlost práce nebo přesnost.
Jak funguje spolupráce?
Zjistěte, zda má zaměstnanec dostatek podpory a ví, na koho se obrátit.
Co bude cílem dalšího období?
Stanovte několik konkrétních priorit.
Například:
„Během dalších 30 dní bude samostatně zpracovávat standardní objednávky a začne se učit reklamace.“
Jednoduchý plán prvních 30 dní
ObdobíHlavní cílCo udělat
Před nástupem | Připravit podmínky | Pracovní místo, přístupy, plán a osoba pro zaučení
1. den | Orientace | Tým, role, BOZP a první jednoduchý úkol
1. týden | Základní zaučení | Klíčové procesy a práce s podporou
2. týden | První samostatnost | Jednodušší úkoly a pravidelná zpětná vazba
3. týden | Běžná práce | Větší samostatnost a doplnění znalostí
4. týden | Vyhodnocení | Shrnutí prvního měsíce a cíle na další období
Nejčastější chyby při zaučení
První den je jen administrativa
Formuláře jsou potřeba, ale zaměstnanec by měl poznat také svou práci a tým.
Nikdo neví, kdo zaučuje
Pokud není jasná odpovědnost, může nový člověk dostávat rozdílné informace.
Příliš mnoho informací najednou
Rozdělte zaučení do menších částí. První den si nikdo nezapamatuje celý firemní proces.
Nejasná očekávání
Místo:
„Uvidíme, jak vám to půjde.“
stanovte konkrétní cíle pro první týdny.
Zpětná vazba přijde příliš pozdě
Chybu je lepší vysvětlit hned než zaměstnance několik týdnů nechat pracovat nesprávným způsobem.
Praktický checklist pro vedoucího
Po prvním měsíci si ověřte:
- Ví zaměstnanec, za co odpovídá?
- Zná hlavní pracovní postupy?
- Má potřebné přístupy a vybavení?
- Ví, koho požádat o pomoc?
- Zvládá základní úkoly své pozice?
- Dostává pravidelnou zpětnou vazbu?
- Ví, co se od něj očekává v dalším měsíci?
- Ví vedoucí, s čím má zaměstnanec ještě problém?
Pokud je u některé otázky odpověď ne, máte zároveň jasný seznam věcí, které je potřeba doplnit.
Prvních 30 dní je začátek, ne konec
Po měsíci nemusí být nový zaměstnanec plně samostatný.
Záleží na složitosti pozice, zkušenostech i požadované odbornosti.
Prvních 30 dní má především vytvořit pevný základ:
Zaměstnanec ví, co má dělat, jak to má dělat, kdo mu pomůže a co se od něj bude očekávat dál.
Pokud se toto podaří, další rozvoj zaměstnance už nestaví od nuly.
